多点｜多维表格实践合集
通用职能类
场景一：周报智能收集
场景挑战
痛点业务场景是什么？
一句话介绍：
多点内部每周有大量的业务会议安排，为保证会议质量，很多会议需要提前准备会议文档。但目前，大部分管理者收集会议文档、周报的方式均为人工操作，且由于很多员工都是随手填写周报，格式非常混乱，不方便管理者进行统一管理。这种方式不仅效率低、耗时费力，且频繁的人工督促，也会让员工产生一定的抗拒心理。同时，大量的周报和文档没有得到妥善的保存，也给后期的业务复盘带来了一定困扰。
飞书方案
借助飞书，多点构建了周报智能收集体系。利用多维表格自动化和表单等功能，解决了周报在填写提醒、按时提交和统一存档等各个环节的问题。同时，借助AI，可以一键整合周报格式，非常方便。以往，管理者需要花费大量的精力来进行各种提醒和督促，而现在，通过一个多维表格就可以全部解决，效率提升超50%。
提效对比
Before😭之前的痛点
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管理者：每次周会前，都需要花大量时间对参会人进行周报填写提醒。收集信息的操作都是人工在各种群聊发送，且人工收集的信息需要人工去汇总、整理，并且要不断的对未填报的员工进行手动提醒；
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参会人：领导在群里发的填写提醒，由于工作群的活跃度较高，各种工作讨论、事项分享以及日常闲聊等各类信息频繁刷新，导致这些重要提醒信息很容易在短时间内被其他信息所覆盖；
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文档缺乏留存：每周的周报缺乏统一汇总沉淀，经常是开完会，就将其“仍”到一边。因此，在季度末做总结时，很难第一时间找到之前的文档，很多重要信息、任务均因此遗忘或推迟。
After😁优化价值
- 管理者：借助多维表格自动化的能力，可以将周报文档、填写链接，定时发给相应的填写人，督促其及时填写。并且可以通过精细化的设置，达到反复提醒的效果。同时，借助飞书文档中的AI能力，可自动将收集的信息，进行统一整理，形成高质量的周报内容。
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定时提醒，通知到人 |
借助AI，告别人工撰写 |
- 参会人：填写提醒会单独通知，有效避免了因为群聊信息太多导致的刷屏、看不见等问题。同时，通过机器人提醒（非领导），可以一定程度上降低员工的抵触心理。
- 文档统一汇总：通过多维表格，可将周报文档进行统一留存，方便后续查找。
统一留存，方便溯源
场景二：模型账号管理
场景挑战
痛点业务场景是什么？
一句话介绍：
大模型相关的信息需要统一进行管理，并按部门分摊模型使用成本，对不同角色要求具备不同的大模型账户信息管理权限，由于模型的数量不会太大，单独开发一个管理系统投入产出比太低，直接用excel或者普通飞书表格管理又不太方便，权限也不好管理。
飞书方案
使用多维表格快速搭建一个模型账号管理系统，权限隔离，普通用户只能查询哪些部门开了哪些模型，运维同学可以新增单条模型数据，管理员有所有表的权限，通过仪表盘能快速看到各部门使用模型的情况以及其他维度的模型费用情况
提效对比
Before😭之前的痛点
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开发成本高：各部门虽都有对大模型账号使用的诉求，但每个部门的需求量不大，因此单独开发一个管理系统投入产出比太低。
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权限难管控：用Excel或者普表格工具管理不太方便，权限不好管理
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需求收集乱：员工无法看到当先大模型账号的使用情况，因此只要有需求大家都会直接对接相关负责人，口述诉求，没有任何留存，申请过程混乱。
After😁优化价值
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需求便捷收集：运维&管理员可以录入数据
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使用情况查询：普通成员可以根据部门信息查询现在有哪些部门申请了哪些模型，对应的模型负责人是谁
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费用看板生成：仪表盘快速生成费用报表
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收集入口前置：多点管理员将需求表单的入口前置在工作台中，这样一来，员工有需求直接进入工作台即可完成填写。
场景三：专利管理
场景挑战
痛点业务场景是什么？
一句话介绍：
专利知识产权资料目前使用多个飞书表格进行管理，表格间使用公式引用串联，但随着数据量的增加，表格间引用越来越多，响应速度明显变慢；多个表格管理，维护成本较高，且表格无法进行很好的权限管理，同时缺乏实时数据统计分析。
飞书方案
使用飞书多维表格构建专利知识产权管理系统，实现专利全生命周期管理，实现不同人员角色的权限隔离，同时利用飞书多维表格的自动化功能，实现即时触达及消息推送，降低沟通及运营成本，提升专利工作效率。
提效对比
Before😭之前的痛点
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**专利信息透明度低：**因涉及知识产权信息安全，在无法进行人员角色的权限隔离的情况下，过往专利发明人在提交内审后无法及时了解专利内审情况，信息透明度低；
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**内审沟通成本高：**专利内审流程在线下完成，过程中各个角色间涉及多次信息对齐，沟通成本较高；
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**缺乏专利Dashboard：**每季度/半年度通过人工手动分析专利申报、布局、预算开支等情况，缺乏实时Dashboard；
After😁优化价值
- **专利信息透明度提升：**利用飞书多维表格人员角色的权限管理能力，发明人可在线申报专利创新点，并实时查看专利内审进展；
- **沟通成本明显降低：**利用多维表格自动化能力，让专利内审申报流程在线化。从专利提报开始，各个关键环节自动触发消息推送，专利内审评委在线评审，反馈审查意见，记录专利修改及评审过程。
- **建立专利dashboard：**结合专利底表实时展示各部门专利申报情况、各主体专利布局情况，专利授权率等等，便于监控及实时调整。
场景四：采购管理
场景挑战
痛点业务场景是什么？
一句话介绍：
表格、文档太多，没有建立关联性，并且需要单独做数据统计、图表等工作
飞书方案
利用飞书多维表格，仪表盘轻松展示想要的结果、高级权限管理设置精妙到鼓掌、各个项目可以精准化提醒到每个采购员需求状态与信息数据实时同步，自动化、线上化的操作让部门工作更高效。
提效对比
Before😭之前的痛点
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采购项目台账：登记信息还需要单独创建透视表做统计，费时费力
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项目采购过程中，没有任何时间提醒，需要人为去翻看业务部门想要完成采购的期望时间。
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同个在线表格，只能设置查看和编辑、管理权限，不能精准化到某个表格中的sheet，需要额外创建副本
After😁优化价值
- 部门工作规划、当周工作内容、项目台账、合同台账、付款台账都可以放到一起啦，直接一表到底，非常清晰。重点是，再也不用手动统计了，直接仪表盘解决。
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项目台账、合同台账，做自动化设置，提前提醒到期时间，轻松高效
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个性化设置多为表格权限，想让你看哪里看哪里
场景五：电脑运维统计
关键词
自动化统计、实时更新、高效协同
场景挑战
痛点业务场景是什么？
一句话介绍：
员工电脑状态包括重装、加密等状态变化需要统计与同步。
提效对比
1）过往
Before😭之前的痛点
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手动统计更新电脑状态信息，耗时耗力。
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信息同步依赖人工，易出错且滞后
2）现在
After😁优化价值
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使用飞书多维表格创建电脑状态数据明细表，实现自动化记录与分类。
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状态更新即时反映在表格中，利用自动化功能，无需手动同步，提高数据准确性。
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定期自动生成统计报告，提升团队协同效率。
线索需求类
场景一：需求工单收集
场景挑战
痛点业务场景是什么？
一句话介绍：
公司各产品线在统一需求状态标准化下，流程支持个性化配置；需求看板作为数据化衡量指标为管理提供依据，由于各部门存在不同的管理诉求，看板图表个性化，需求字段个性化需求迫切。
飞书方案
使用飞书数据通联通自建需求数据库与多维表格，利用多维表格强大的高级权限管理与仪表盘能力，快速支持部门需求大盘个性化呈现，需求状态与信息数据实时同步，改变原来靠人工同步信息的繁琐操作。
提效对比
Before😭之前的痛点
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**一次流转，多次操作：**用户在系统进行需求流程操作后，需再次在多维表格同步信息。
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一手商家需求信息缺失：因为合规性等要求，组织外用户无法使用系统提报需求，由对接业务或产品同学提报，存在需求关键信息缺失的情况。
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需求大盘定制化开发： 各部门对需求大盘的图标类型，展示形式的个性化需求，需要系统单独开发，上线。整个过程耗时耗力，并且无法支持个性化的需求字段数据化展示。
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管理中心化，灵活性差：之前需求数据、大盘在同一张多维表格，再由各下级部门、组构建自己的视图或仪表盘。高级权限管理负责，管理员往往成为权限管理分发的苦不堪言。
After😁优化价值
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**操作归一，数据一致：**用户在系统进行需求流程操作后，信息会定时同步至多维表格，保证了数据的一致性和准确性。
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商家需求关键信息不遗漏 ：支持外部用户通过多维表格表单提报需求，关键信息留存不遗漏。
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需求大盘自定义： 在需求标准信息统一的基础上，支持各部门自行定义实现需求大盘，直接搭建，不用开发，好方便。
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**管理去中心化，灵活性高:**支持按多维表格配置数据同步，支持将原来大部门的几十个视图、仪表盘分发到多个多维表格管理，各部门各组可单独管理、配置。为不同的管理诉求赋能，同时大大提高了管理的灵活性。
场景二：客户需求管理
关键词
内外部沟通桥梁、自动化通知、数据可视化
场景挑战
痛点业务场景是什么？
一句话介绍：
国内客成商家交接后，需构建高效沟通桥梁，管理商家诉求、咨询与报障，确保工单及时处理并同步至对应商家业务同事。
提效对比
Before😭之前的痛点
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效率低：使用Excel表，管理效率低下，易遗漏关键信息；
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不及时：无即时通知机制且无法与企业内部需求管理系统数据同步，需手动核对，增加工作负担；
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权限乱：权限管理混乱，数据查阅不便；
After😁优化价值
引入飞书多维表格，统一外部需求管理规则：需求核心数据来自分公司内部需求管理系统，数据同步高效；
- 操作统一规范：从提报到确认、状态更新规范化操作；与RDMS更新情况关联批对，快速校准内外部信息，保持信息同步，减少误差；
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实时同步提醒：由对应处理人维护并登记跟进情况，实现需求记录可追溯，自动化通知提醒确保信息无遗漏，方便跟踪，减少重复沟通成本；
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看板可视管理：仪表盘展示数据，一目了然；任务指派明确，异常情况即时掌握；
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精细权限分配：精细权限分配，保障数据安全；
场景三：产品需求管理
关键词
灵活定制、数据洞察、风险提示
场景挑战
痛点业务场景是什么？
一句话介绍：
在需求数据分析过程中，受限于系统预设的维度，难以灵活地进行多维度数据分析和输出，而定制开发不仅工作量大，且不一定满足所有需求，导致数据洞察效率低下。
提效对比
1）过往
Before😭之前的痛点
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公司系统无法满足每个部门定制化的数据分析：例如产品组内按人、按需求优先级、按交付周期、按项目等多维度的定制数据分析，分析每个产品同学的需求分布和需求进度
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产品leader全局视角缺失（本周重点投入、产品资源压力分布、重点项目的重点需求进度分析等）：无法全局看产品资源分布以及重点项目的资源投入、无法看到按照商家维度的需求角度进度
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同一项目/需求产研无法完成内部闭环联动：例如研发不知道产品设计阶段的需求，研发不知道产品域近期的需求总量，研发leader无法知道哪些是需要关注的需求（滞留时间长的高优需求、评审后很久没排期的需求等）
2）现在
After😁优化价值
- 产品经理视角：接收了多少需求，产品阶段待投入需求有多少、需求按商家/优先级/进度/落位版本维度的分析、本周投入需求分析，一目了然看到哪些需要特别关注的需求：长期滞留的、高优的、敏感商家的
- 产品leader视角：每个产品经理压力分布、需求交付进度、每周投入+待投入、月度版本交付需求进度/产品域分布/交付速度、风险管理（异常滞留、异常投入、延期交付等）
- 研发视角：给各个研发组建立了对应的仪表盘，研发leader一目了然的看到需要他们关注的分析：需求量、需求进度、长期未排期、延期交付等
场景四：销售客户管理
关键词
统一线索管理、高效客户追踪、实现飞书小程序应用
场景挑战
痛点业务场景是什么？
一句话介绍：
销售运营管理中，拜访及线索记录的同步和收集较为分散，导致信息不透明，团队协作效率低下。
提效对比
1）过往
Before😭之前的痛点
销售团队每周通过周例会形式，由商务拓展（BD）通过文档及线上汇报会议形式汇报本周工作及下周计划，运营管理团队手动记录并整理相关拜访信息。信息同步容易不及时，部分非关键信息容易遗漏。
2）现在
After😁优化价值
使用飞书多维表格构建的简易CRM系统后，团队能够基于模板快速搭建符合部门实际需求的管理平台。该平台集成了线索管理、客户管理、商机管理、线下活动触达收集等功能，并实现了与部分商会、百强企业数据查询等外部资源的无缝对接。现在，销售团队可以直接移动端飞书业务小程序中录入拜访记录、跟进情况，实时更新客户状态，运营管理团队也能即时获取销售数据，进行精准分析和决策支持，提高了团队协作效率和销售管理的精细化水平。
场景五：营销线索管理
关键词
数据分析、多表同步、移动办公
场景挑战
痛点业务场景是什么？
一句话介绍：
营销线索商机管理
提效对比
1）过往
Before😭之前的痛点
以前，虽然已采用飞书多维表格进行线索管理，但主要局限于基础的信息录入与查看，未能深入挖掘其强大的数据分析能力，导致商机洞察滞后，团队协作效率受限
2）现在
After😁优化价值
使用多维表格后，团队充分利用其数据分析功能，对营销线索进行深度剖析，快速识别高潜商机。同时，通过多表格间数据同步，实现了销售、市场等部门间信息的无缝对接，减少了重复工作。此外，移动端管理功能的加入，让销售人员能够随时随地查看和更新线索状态，极大地提升了工作效率和响应速度。
场景六：运营问题管理
关键词
问题闭环、过程回溯、信息通畅
场景挑战
痛点业务场景是什么？
一句话介绍：
品牌家在线上问题反馈收集统计方面面临成本高、难度大、信息不完善、流程不连续、无法有效回溯和精准查询历史问题的挑战。
提效对比
1）过往
Before😭之前的痛点
通过人工点对点（p2p）的模式进行问题反馈的处理，这种方式不仅效率低下，且成本高昂。人工维护容易出错，导致信息不完整，问题处理流程难以连续追踪，一旦出现问题难以回溯到具体环节，更无法精准查询和定位历史问题。
2）现在
After😁优化价值
- 运营人员通过多维表格链接进行工单填报，填报完成后，系统通过预设的自动化任务将工单推送到线上运维飞书群，开发人员可以即时查看并解决问题。问题状态变更后，业务运营人员可以通过表单快速查询最新状态，实现了问题处理流程的透明化和高效化。
- 添加了仪表盘功能，能够多维度地对已有问题进行统计分析，帮助管理层更好地把控问题情况，为决策提供有力支持。这一改变不仅降低了人力成本，还显著提升了问题处理的效率和准确性，确保了品牌家线上运营的顺畅进行。
项目管理类
场景一：项目任务管理
关键词
协作提效、信息透明、资料沉淀
场景挑战
痛点业务场景是什么？
一句话介绍：
在日常研发到上线的完整需求生命周期中，产品、研发、测试等多角色间协作复杂，信息壁垒高，沟通成本高。
提效对比
Before😭之前的痛点
- 产研测各自独立管理需求清单，变更与调整依赖人工沟通，效率低下，信息同步滞后。
After😁优化价值
任务管理，各阶段状态一目了然，多视角查看任务情况，降低沟通成本，提升管理效率。同时，关键资料信息得到有效沉淀，便于追溯与复盘。
场景二：项目BUG管理
关键词
自动化通知、定制化报表、高效闭环
场景挑战
痛点业务场景是什么？
一句话介绍：
项目执行过程中，问题单的管理需要高效、准确，以确保问题得到及时响应与解决。
提效对比
1）过往
Before😭之前的痛点
使用Excel表格手动填写和跟踪问题单，效率低下，易出错，且难以实现实时通知与问题闭环。
2）现在
After😁优化价值
- 引入飞书多维表格，构建简易BUG库，实现问题单集中管理。
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自动化流程助力，新增或变更问题即时通知相关人员，加速问题响应速度。
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定制化bug记录特征项，精准匹配项目管理需求，提升问题处理效率。
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每日自动生成问题单报表，向相关人员汇报最新进展，确保信息透明，促进团队协作。
场景三：问题工单大盘
关键词
可视化大盘、快速查询、辅助决策
场景挑战
痛点业务场景是什么？
一句话介绍：
无法清晰、快速地掌握售后工单的整体解决情况和状态分布。
提效对比
1）过往
Before😭之前的痛点
需要在冗长的工单列表中逐个查询，效率低下且容易遗漏，难以对工单处理情况有全局性的了解。
2）现在
After😁优化价值
通过仪表盘实时统计工单处理情况和状态分布，一目了然地掌握工单状态，包括待处理、处理中、已完成、待反馈等，有效提升了工作效率和管理水平，为管理层提供了有力的决策支持。已经运用于多点内部多个团队。
场景四：测试项目管理
关键词
信息触达及时、大盘可视化、数据洞察
场景挑战
痛点业务场景是什么？
一句话介绍：
在测试项目管理过程中，需要按照不同的月度版本或应用版本，从时间和人员等多个维度来维护项目数据。同时，还希望能够有定时或实时的推送/任务通知等功能，以便更好地跟踪和管理项目进度。
提效对比
1）过往
Before😭之前的痛点
- 在使用多维表格之前，我们只能通过Excel表格来维护这些数据。这种方式不仅效率低下，而且功能也相对较少，无法满足我们多维度数据维护和任务通知的需求。
2）现在
After😁优化价值
- 使用多维表格后，我们可以更加灵活地根据项目需求和个人视角等不同的统计维度来汇总数据。通过资源甘特图，我们可以更加直观地了解项目进度和人员分配情况。此外，多维表格还接入了自动化流程，当任务到期时，可以自动执行表格数据状态的更改，并推送飞书消息进行通知，从而大大提高了项目维护和管理的效率
