一、什么是项目管理
Everything Could be Project 一切皆项目
| 项目：是在限定的资源和时间内需完成的有目的的、一次性的活动；大到国家火星探测计划，中到部门开发新产品，小到一次部门团建、一次家庭假期旅游、一场婚礼都是项目 | 管理：通过实施计划、组织、人员配备、指导与领导等职能来协调他人的活动，使别人与自己一起实现既定目标的活动过程 |
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二、飞书多维表格如何助力项目管理
2.1 工具定位：轻量型项目管理工具
我为什么要选择多维表格做项目管理
产品核心优势：
- 【灵活】：可以充分结合业务需求，自定义字段和自动化流程，打造专属业务管理系统
- 【敏捷】：移动端交互友好，信息直达消息界面，告别多产品登录
- 【落地快】：业务方快速上手，最快半小时搭建完成，一天内完成上线
产品常见上限：
- 【字段】：每个数据表最多300 列。
- 【自动化】：每个多维表格中最多可创建 100 个自动化流程。（以“到达记录中的时间”为触发条件的自动化流程最多可创建 10 个。）
场景选择小建议：
- 周期较短，项目相对简单，表格中的核心流程和关键要素不会以“百”为单位（近乎百个流程，近乎百个数据表）
- 对灵活度要求强，比如业务发展很快、管理者希望灵活调整业务看板等
2.2项目管理过程拆解
我怎么用多维表格做项目管理
- 项目管理常见痛点：
- 【目标】团队成员不够清楚整体项目目标，分头苦干，最后发现努力的方向不一致。
- 【进度】不够了解其他成员的分工、重要任务及进度，无法准确契合项目节奏。
- 【复盘】复盘需要大量时间且视角单一，不够高效灵活；文档不方便沉淀，宝贵经验易流失。
- 【管理】管理软件不能完全满足个性化需求，容易将轻量级项目复杂化。
- 【成本】项目管理软件具有学习成本及金钱成本，同时还需要消耗一定的运维成本。
- 项目管理五大过程：启动——规划——执行——监控——收尾
项目规划与执行
项目范围管理与进度管理的关键工作在于对项目任务的管理。
- 在传统项目管理模式下，项目任务的梳理需要自上而下进行，将项目的范围与目标，按照一定原则进行拆解，拆分到最细颗粒的可执行任务，确保任务与目标的一致性，以及存在依赖关系的各任务开展有序；
- 在敏捷项目管理模式下，由于客户需求不确定及变化性较大，无法提前完整的确定项目目标及范围，因此将项目划分为多个Sprint持续迭代，项目任务管理主要体现为定期对product backlog的需求进行管理，确定版本目标、需求清单及推进计划，强调团队密切合作。
项目监控
- 视图：多角色多类型灵活视图，纵览项目进度
| 项目甘特视图 | 按项目、负责人、状态创建视图 |
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- 数据：数据看板组件丰富，一目了然项目现状
| 定位项目核心关键指标、分角色呈现、自动化推送 | |
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- 自动化：风险告警机制，消息直达沟通层
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三、日常任务管理——飞书任务
飞书任务是一款敏捷、高效的任务管理与协作工具。
- 任务管理：满足任务创建与分配、任务状态跟进、任务分类管理等日常任务管理需求。
- 团队协同：与团队成员实时共享任务信息，使用任务清单推进团队任务协作。
3.1 了解任务界面
你可以按照以下 4 种方式，在任务中心查看所有与自己相关的任务。
| 按角色查看 | 1.我负责的 ：你是负责人的任务 我关注的 ：你是关注人的任务 2.我创建的 ：你是创建人的任务（包括你创建但未添加负责人的任务）3.我分配的 ：你分配给他人的任务 4.注 ：以上分类均为 未完成 的任务。 |
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| 按任务状态查看 | 已完成 ：所有 已完成 的任务，包括你创建、负责、关注及分配的 |
| 按任务总览查看 | 全部任务 ：汇总了所有和你有关的任务，包含 已完成 及 未完成 的任务 |
| 按任务清单查看 | 任务清单：点击进入你有访问权限的任务清单，查看其中的所有任务。 |
3.2 四步上手任务
第一步：创建单个任务
- 新建任务：在任务中心，点击 新建任务，用一句话描述任务标题并按下回车键，即可新建一条任务。点击该任务进入详情页，设置任务截止时间，也可添加任务描述。
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- 设置任务负责人与关注人：新建任务时，任务的创建人默认成为该任务的负责人。可将负责这个任务的成员设为 负责人，还可将多名需要了解任务的成员设为 关注人。负责人可修改任务标题、描述、截止时间等，关注人则无法进行这些操作。
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- 完成及重启任务：完成一个任务后，可点击 完成任务，将它标记完成。如需重启一个已完成的任务，在任务中心左侧的 已完成 中找到这个任务并点击任务前的✔️，即可重启。创建人和负责人均可完成或重启任务，关注人则无法进行这些操作，但会在任务完成或重启后收到消息通知。
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- 重复任务：如果需要在某一个周期内重复进行一个相同的任务，将它设置为重复任务，这条任务将自动在你选择的周期内重复生成，无需手动操作。
第二步：指派多人任务
当一个任务中包含多个事项时，可将这个任务拆解为多个子任务，为子任务分别指派负责人，以便于细化任务事项，管理多人任务进展。
- 添加子任务：在任务详情页中，点击 添加子任务。
- 批量添加负责人：为子任务设置标题及截止时间后，点击 批量指派任务，选中所有需要负责的成员，即可自动生成多条相同的子任务，无需手动设置负责人。
- 查看子任务进度：在任务详情页中，可查看子任务进度条，及每条子任务的完成情况。当子任务负责人完成任务时，任务的分配人会收自动消息通知。
第三步：任务分类管理
在任务中心，你可以通过以下 4 种工具，对所有 我负责的 任务进行分类管理：
| 1.筛选：可设置 负责人/关注人、开始/截止时间、任务来源 等筛选条件，快速帮你找出需要查看的任务。 | 2. 排序：可按照 开始/截止时间 排列任务顺序，或通过简单的拖拽操作对任务自定义排序，辅助你合理安排时间。 |
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| 3. 分组：可按照 开始/截止时间、创建人、任务来源 对所有任务进行快速分组，也可用自定义分组方式来管理任务，规划任务优先级。 | 4. 切换视图：根据个人需要，可在 列表视图 与 看板视图 中自由切换，清晰直观地呈现任务信息，把握任务进展。 |
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第四步：团队任务协同
进行团队项目协作时，还可以通过任务任务清单，分配项目任务、共享项目信息，管理项目进展。
- 新建任务清单：点击 任务清单 旁的并输入名称，即可新建一个任务清单，在其中创建任务。
- 添加协作者：将团队成员添加为清单协作者，还可分别为成员赋予 可管理、可阅读、可编辑 等协作权限。
- 管理清单中的任务：可通过 分组、排序、筛选 等方式管理清单中的任务，还可使用自定义字段为清单中的任务标记 优先级，让所有成员都能一目了然地掌握任务信息。
4. 查看清单进展：点击 任务清单进展，即可倒序查看清单中所有任务的变更详情。
- 清单归档保存：当清单中的任务全部完成后，可将清单 归档，保存协作痕迹。
3.3 任务亮点功能
甘特视图
任务动态
自定义字段
| 方式 1：在任务清单中，点击已有任务字段末的 +，即可新建你需要的字段类型。 | 方式 2：进入任务清单，点击任务多功能工具栏中的 字段配置 添加自定义字段，即可新建你需要的字段类型。 |
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四、督办与任务管理——多维表格方案
任务和督办管理场景结合飞书落地新模式，实现用户体验优化升级：
🌟电脑和手机端的展示查看，更为清晰友好，实现可视化图表展示，尤其手机端体验全面升级
🌟督办事项实现分级分权查看，数据安全提升
🌟任务和督 办事项的进展填报和催办，在人工催办外加入自动提醒辅助，提升督办效率
🌟任务和督办进度实时更新，数据更新时效性加强
