一、项目简介
1.1 现状概述
AME后市场与装备业务单元包含3大业务板块，以销售业务为主。每年参与大型展会超5个，像天津汽保展、上海法兰克福、苏州改装展、上海慕尼黑电子展等。为支持销售及市场活动，市场部在物料和礼品方面不断更新，累计消耗超50000件/册，2023年消耗超5000件/册。截止2024年6月，在用物料及礼品超26种，库存总数超5000件/册。
1.2 项目成果
成功构建《礼品&物料库存管理系统》，达成以下成效：
- 精确库存跟踪，实时掌握库存动态。
- 实现数据统计与分析，为决策提供有力支持。
- 进行需求预测与规划，保障供应及时性。
- 有效成本控制，降低运营成本。
1.3 解决方案
基于飞书审批、多维表格、机器人助手、飞书任务等功能，达成“0成本构建库存管理系统，实现100%效能跃升”。此系统具备操作简单、界面直观的特点，提供简易BI报表且能自动定期推送。仅需套用简单模板，即可满足个性化需求。
二、实践详解
2.1 业务场景描述和痛点
为什么不使用SAP库存管理系统?
- 2023年初SRM系统上线，限制了零购流程
- 采购部流程及操作繁复，提高了人员成本
- 礼品、物料种类繁多和降本的原因，不同礼品物料会选择不同供应商
- 需求人员出库繁琐、耗时，可执行性低。如：市场活动或潜在客户（无SAP号）那就无法从SAP出库
1. 业务场景描述： 最初版礼品领用流程V1.0简单方便；但是随着业务量提升、客户数增加及一线人员迭代，简单流程不再适用，且无法做统计、分析及管控等工作。
2. 痛点：
在项目简介中提到，我们 AME 市场部每年都有大量的物料和礼品需要制作与采购，最高年消耗量达 1 万件。然而，日常发放后通过传统的纸质记录表来记录，存在诸多问题： 比如：
- 举办展会和常态性市场活动时，由于不了解宣传物料的库存状况，可能会出现关键的宣传册数量不足，无法及时分发给客户，从而影响活动的宣传效果。
- 开展客户回馈活动时，准备的礼品数量短缺，让部分客户感到不满，损害了企业形象。
- 一些物料和礼品由于长期积压在库存中，可能会过期、损坏或者过时，无法使用只能报废。像有时效性的节日礼品，一旦错过节日就毫无价值。
- 为了紧急补充物料或礼品，可能需要支付更高的加急采购费用或人工成本。
- 各部门之间对于物料和礼品的需求和库存情况沟通不顺畅，容易引发内部矛盾，导致工作效率低下。 无法实现库存跟踪、数据统计与分析、需求预测与规划以及成本控制，反而增加了维护成本，降低了工作效率。
2.2 方案前后对比
物料&礼品管理，实现100%效能跃升的过程
- V1.0无系统性管理，随机盘库，按需购买
- V2.0在V1.0基础上增加了部分礼品的领用签字表
- V3.0管理平台切换为企微，启用企微审批及微文档
- V4.0 管理平台切换为飞书，启用飞书审批及多维表格（库存管理表）
- V4.1 更新内容：增加多维表格BI报表（简易版）
- V4.2 更新内容：库存统计函数更新，解决库存数统计不准确bug
- V4.3 更新内容：库存警告功能，并推送任务给负责人
- V4.4 更新内容：新增“客服机器人”
1. Before：业务痛点描述
- V1.0 版本：
- 按需求制作，需求人员仓库自取。
- 存在问题：领用数据统计困难，实际库存情况难以掌握，无法生成有效数据报表及分析。
- V2.0 版本：
- 因礼品需求量增加衍生新流程，在 V1.0 基础上增加部分礼品的领用签字表，能实现礼品数据统计，但统计耗时。
- 存在问题：无法管控礼品发放价值，上级管理人员不能实时了解礼品或物料的成本输出情况，物料仍无法有序管控及生成报表。
- V3.0 版本：
- 审批流程：规范需求人领用目的，如做何用、赠送哪位客户，管理人员可进行一级管控，以降本增效。
- 微文档：可查询库存情况。
- 存在问题：需手工将审批流程维护进微文档，无法实现实时库存。为保证库存准确性，每周需盘点，人工成本高。
2. After：优化方案和价值
V4.4 版本的显著特点：
- 飞书多维表格能同步审批数据，确保数据一致性。
- 可展示物料及礼品实物图，清晰直观。
- 库存不足自动推送告警信息并发布任务，及时响应。
- 提供简易数据分析及 BI 展示功能，定期推送 BI 给关注人员，方便决策。
- 零成本投入，经济高效。
- 成功实现库存跟踪、数据统计与分析、需求预测与规划以及成本控制，有效减少维护成本，大幅提升工作效率。
2.3 实践效果
1. 需求人视角
- 审批流程简便易操作
- 物料&礼品的库存情况查看轻松便捷
- 物料&礼品的样式清晰明了、一目了然
- 通过客服机器人，了解礼品物料情况
2. 市场部人员的视角
- 入库、出库操作更为简便
- 采购、领用数据自动生成，可实时查看
- 库存数量不足时，系统自动推送告警信息并下达任务
- 数据统计及分析自动生成，解放人力
3. 管理人员的视角
- 礼品领用能够受到管控
- 各部门或人员物料领用情况查看方便快捷
- 有利于进行需求规划及预测
4. 运行状况：2024.1.17《AME市场部礼品&物料管理V4.0》启用，截止2024.6.25 共运行：137次。
5. 用户之声
需求人：
- 优点方面，库存管理表的存在使得我能够实时掌握礼品样式和库存数量，并且提交流程与审核高效，方便去市场部领取物料或礼品，这极大地提高了工作效率和便利性。
- 例如，当有紧急的活动需要礼品支持时，我能够迅速了解库存情况并提交申请，快速获得所需物品。
- 缺点方面，审批填写需求时无法显示实际剩余库存数，这可能导致我在填写需求时出现偏差，影响后续的审批和领取流程。
- 比如，我可能填写了一个较大的需求数量，但实际上库存不足，从而导致申请被驳回或需要重新修改。
市场部人员：
- 系统能够在物料或礼品数量少的时候提醒我，并下达任务，使得我可以提前安排需求调研及购买执行，有效地减少了需求方的抱怨。
- 举例来说，在某个热门礼品即将缺货时，系统提前预警，我就可以及时进行调研，发现新的热门礼品款式，提前采购，满足了用户的需求。
- 现在领用数据记录无需我整理汇总了，通过建立的数据分析 BI 自动生成并可实时查看，节省了我的时间和精力。
管理人员：
- 审批流程简单好用，便于我快速处理审批事项，提高管理效率。
- 例如，我可以在短时间内处理多个审批申请，确保业务的顺利进行。
- 这有利于成本控制，我能够追踪礼品或物料的去向，实时了解库存状况安排提前采购，有助于优化资源配置和降低成本。
- 比如，通过追踪礼品或物料去向，发现某些礼品或物料使用率低，可以减少采购量，避免资源浪费。
2.4 量化实践价值
节省软件费用 2W/年
CRM进销存一体化解决方案（库存管理系统）=19800元/年+首年实施费
基于飞书搭建的库存管理系统=0元/年
100%效能跃升
日常工作只需执行常态化发货、入库、季度盘点；库存告警、数据统计、汇总及分析由系统自动完成并实现自动推送给主要人员。并通过建立客服机器人，处理需求人员简单的问题。
2.5 搭建建设心得
步骤一：自建审批流程
- 获取飞书审批模块权限，或者提交流程至信息部进行创建。
- 明确流程基础信息，包括流程名称和适用范围。
- 进行保单设计，确定关键字段（可参考 OA 或咨询飞书客服）。
步骤二：基于多维表格构建库存管理系统（难点）
- 创建多维表格，并达到熟练使用（建议直接复用已有类似模版，在原基础上改进）。
- 在多维表格内创建《礼品物料入库表》，添加并完善需要记录的数据。
- 同步飞书审批数据，在多维表格左下角的“新建” - “其它数据源同步”。
- 在多维表格内创建《库存信息管理表》，添加“画册视图”和“表格视图”以完善数据。
步骤三：权限设置
- 按照人员需求配置权限，建议在此使用多维表格高级权限。具体如何配置，可查看以往效率先锋视频课程。
步骤四：配置部分自动化功能
- 群机器人客服。
- 库存告警机制。
步骤五：配置 BI 报表
- 在多维表格新建仪表盘，根据需求搭建需分析的数据并生成 BI。
2. 配置自动推送 BI 报表的功能。
步骤六：飞书审批直接调用多维表格的库存数值参数，以避免在库存为 0 的情况下频繁修改审批流程
- 多维表格增加数值字段#剩余库存数
- 原字段使用了公式，因此审批无法从多维表格中调用，用机器人转换成数值
- 审批流程中就可以增加对应的剩余库存数字段了
步骤七：对接 AME CRM 系统（待开发）
- 实现物料/礼品领用能够钻取到保有客户、潜在客户或市场活动。
2.6 可推广性
实施建议
- 项目涉及的飞书功能应用适用面较广，建议借鉴，像：审批功能的搭建和分析、多维表格的深度应用等。
- 该项目的搭建相对复杂，要求熟练掌握飞书审批、多维表格、机器人助手、飞书任务、集成平台以及开放平台等功能的运用。
- 飞书的众多功能解决了企微无法处理的难题，具有极高的性价比：零成本，高效能！目前已历经4个小版本的迭代。对于简单的库存管理应用而言，基本上能够满足我们AME市场部对于物料和礼品管理的需求。
项目迭代方向：
除入库、出库、盘点外完全实现自动化
V4.5版本：飞书审批支持引用多维表格数值字段。
V5.0版本：开发需要飞书及信息部介入，对接AME CRM系统。
