飞书项目跨空间关联使用指南

飞书项目跨空间关联使用指南

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产品功能
飞书项目空间关联全新升级!
📌更新要点:
  1. 支持节点流与状态流两种类型工作项之间互相关联与驱动;
  1. 新增支持状态流类型工作项通过同步创建的方式,创建跨空间关联实例。
📌跨空间关联可以实现跨空间的业务协作,只需关联,工作项信息、状态互通皆可拥有,让团队之间的项目协作紧密度刚刚好。
空间关联配置指南:空间关联规则配置
协作场景案例
场景
场景解析
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中台需求与项目需求信息同步驱动
需求 x 需求
工具中台业务交付流程中,往往两个平台创建相同需求,PM 疲于重复搬运需求,协作方间工时排期查看不便,存在信息传递损耗。
借助空间关联,可以实现中台与项目需要联动需求启动时的需求问答信息同步、研发排期同步、群合并。实现两方高效沟通。
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需求上线驱动用户反馈节点流转
需求 x 用户反馈(自定义工作项)
过往客服提用户反馈后,后续相关需求反馈便石沉大海,了解需求迭代、开发进度,需要人工询问产品进度,费事费力,进度还无法及时更新。
借助空间关联,实现需求上线进度自动驱动用户反馈节点流转。客服提交反馈后,由产品关联相关反馈,需求上线后,自动同步需求详情卡片至客服同学,客服同学转达相关进度信息给客户。
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版本上线驱动关联的需求自动完成
版本 x 需求
一个版本往往上线多个需求,有的需求上线节点因为人为原因无法及时流转,造成数据度量偏差外,人工手动确认需求上线节点非常繁琐。
借助空间关联,实现版本上线自动驱动关联需求的上线节点自动完成,避免人工繁琐操作,版本进度也可以实时同步给需求。
一、添加跨空间关联
📌
有两种方式添加跨空间关联,可按照场景任选其一:
  • 通过“跨空间关联”控件对已有的实例进行关联;
  • 通过“同步创建”的方式新建一个关联的实例。
方式一:“跨空间关联”控件关联
📌
“跨空间关联”控件可被管理员添加至多种位置。
位置
图示
新建项目页
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项目节点表单
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项目详情页
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项目视图
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📌
以详情页为例,我们添加一个跨空间关联。
在详情页中,点击“跨空间关联”控件;
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选择管理员配置好的“跨空间关联关系”;
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直接搜索对应的工作项名称,比如这搜索关键词,即可弹出关联空间的关键词相关的需求。除了搜索名称外,还支持工作项 ID 搜索以及粘贴需求链接自动匹配等能力。
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点击对应的需求,再点击“确定关联”完成关联。注意,这里的关联选项可以选择多个需求。
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将鼠标移动至对应关联的需求下关联详情上,即可查看关联关系的详情信息,了解字段与状态同步的详细信息,避免误操作。
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方式二:同步创建
📌
通过同步创建的方式,可新建一个关联的实例。
类型
含义
图示
仅复制
复制后,双边信息不再同步,仅复制字段和字段内容,两边不再关联。
在“跨空间关联”控件中不展示,修改其中一边,另一边不会发生改变。
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创建主项目
目标空间的需求主导驱动本空间需求,目标空间的需求字段内内容发生改变,则本空间需求字段内容也会发生改变。
(仅限设置了字段同步的字段,如果未同步,请先联系空间管理员检查空间配置)
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创建辅项目
本空间需求主导驱动目标空间需求,本空间需求的字段内容发生改变,则目标空间的需求字段内容发生改变。
(仅限设置了字段同步的字段,如果未同步,请先联系空间管理员检查空间配置)
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在实例详情页中,点击右上角“...”-“复制/复制并同步”选项。
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选择复制,将仅复制工作项实例,实例双方不会有同步关系。
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选择复制并同步,将会创建主需求或辅需求,需填写联动关系。注意,这里选择目标空间时,如果为空则需要管理员前往空间关联配置关联规则。
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若勾选“创建前需进行预览确认”,点击下一步进入新建页填写或修改信息;
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点击创建,即创建了一个关联的实例;
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点击“去查看”,可跳转至详情页。
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同时,飞书项目支持在视图上批量同步创建,联动协作场景更快捷。 需要注意的是,此操作需要空间管理员权限。
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二、查看跨空间关联实例
查看跨空间关联实例
通过“跨空间关联”控件,可查看对应关联的内容,鼠标悬浮于实例名称,展示所属空间与所属工作项。
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查看跨空间关联同步规则
通过“跨空间关联”控件,或管理员已配置同步规则的节点、字段下,可以查看跨空间关联的同步详情。
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📌
管理员可在后台配置同步规则,实现以下几种信息同步场景。
类型
案例
图示
字段同步
  • 字段填写、修改后,自动同步至关联工作项。
例如:A 空间某个项目的“优先级”填写后,同步给 B 空间关联需求的“优先级”。
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节点/状态驱动
  • 节点完成后,驱动关联工作项节点完成/才被允许确定完成
  • 节点完成后,驱动关联工作项状态流转
  • 状态流转后,驱动关联工作项节点完成/才被允许确定完成
  • 状态流转后,驱动关联工作项状态流转
例如,A 空间某个项目的“XX”节点通过后,驱动 B 空间所有关联需求的“XX”节点完成。
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节点负责人/排期同步
  • 节点负责人和排期填写、修改后,自动同步至关联工作项。
例如:A 空间某个项目的“XX”节点负责人与排期填写后,同步给 B 空间所有关联需求的“XX”节点。
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📌
双向关联可以实现双向信息同步。
例如: A 空间的某个项目“技术评审”节点负责人,同步至 B 空间关联需求“技术评审”节点负责人;同时,B 空间需求的“需求方案”字段,同步至 A 空间关联项目的“需求方案”字段。
若空间管理员配置了双向关联,则在“跨空间关联”控件上展示“双向关联”标签。
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常见问题
如果 A 需求节点已完成,但关联并驱动的 B 需求节点还未到达,是否还能驱动 B 需求节点完成?
可以,当 B 需求此节点到达时,将自动触发规则,驱动节点完成。
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