一、本智慧园区解决方案需求背景：
随着公司行政片区管理范围的不断拓展，办公需求日益增加，各类信息化平台承载的业务越来越繁杂，基础设施与服务功能与公司业务需求之间的差距越来越突出。
缺乏行政办公服务生态能力的打造：园区、项目分散，集团业务务系统繁多，使用多个系统、平台、信息不畅通，沟通成本高，业务数据存于系统未进行分析利用；
缺乏数字化运营管理工具：行政办公信息管理不集中，各种业务流程星、审批表单、多维表格收集表单越来越多，业务办理入口也各式各样，包括审批、工作台、知识库等入口，当公司员工想要办理某个业务时，无法快速找到业务办理的表单。
后台运维管控能力不足：集团发展所需要的全场景产业空间智慧运管无法实现
二、智慧园区方案模型
目标：以用户体验为中心，运用数字化技术打造智慧化和以人为本的商务办公环境，提高员工工作效率，降低能源消耗，保障办公安全，由内至外提升企业形象。
三、智慧园区方案内容
以业务场景为入口，提升用户体验，构建园区办公的整体智慧
根据公司现有实际业务状况以及智慧园区模型，"智慧园区平台"建设分三个阶段建设：
第一阶段：设计智慧园区平台链接，以行政管理业务模块为先导，由运营成熟的政务管理、事务管理、安保管理、片区管理四类业务流程搭建，以及单模块后台数据分析。
第二阶段：扩展智慧园区其他园区内常用的业务模块：智慧安全环保监测、智慧资产管理、智慧能源管理、智能报修。
第三阶段：基于物联网数字李生技术的集约化智慧化运维管理体系搭建，推广拓宽范围，并结合智能化设备的升级，实现智能监测巡检，初步提升智慧运管。
方案建设第一阶段关键词：行政管理服务集成、集团化管控视角、多片区入口集成、数据可视化呈现、跨行政服务功能扩展空间。
四、"智慧园区平台"完成情况：
1、智慧园区平台
1.1 作品难易度"智慧园区"方案中使用了多个飞书功能和多个系统平台等。
1、涉及多个系统平台：
2、使用了飞书多个功能：飞书多维表格，飞书云文档，飞书审批，飞书日历、飞书问卷、飞书服务台、飞书妙记等功能
例如： 1、智慧会议：是飞书审批、飞书日历、飞书会议、妙记共同组装完完成。 2、智慧评先：是飞书审批、飞书多维表格、飞书问卷、飞书云文档共同组装完成。 3、智慧员工餐：洋塘片区推行以飞书多维表格进行用餐预约填报，实现后台数据分析。 4、智慧安防：是飞书、NC共同组装完成的。
综上所述："智慧园区"方案使用了多系统联动，集成了多个飞书功能模块(多维表格、云文档、审批、任务等)，作品难度系数高。
1.2 作品完成度
初步完成框架搭建，行政服务的业务飞书服务支持基本完善，其他片区陆续纳入到"智慧园区平台"的服务范围。智慧园区方案对业务的痛点、难点提供了解决途径，尤其是有些设计很好地解决了原有业务难点/困境，完成了场景的搭建，解决了以下几个痛点：
| 序号 | Before😭 | After😁 |
|---|---|---|
| 1 | 之前员工要办理的行政管理业务流程表单，要在NC、OA表单、OA文档、OA知识中心、飞书审批、飞书工作台、飞书知识库里面去找，也不确定哪个入口可以找到，搜索速度慢，严重影响工效。 | 统一入口，飞书一站式办理。现在只需要在飞书首页的功能栏上点击"智慧园区平台"，会在浏览器打开进入，就能在里面快速找到要办理业务的入口。 |
| 2 | OA中公章用印流程的痛点：用印数据分析统计多平台切换，用印登记纸质填写是耗时长，印章台账纸质不易查找，印章借出状态不明容易跑空 | 使用飞书平台申请用印，多维表格仪表盘可进行多种形式的数据分析统计，扫码登记半分钟完成，飞书多维表格搭建电子印章台账方便搜索。 |
| 3 | OA中会议室申报使用的痛点：需要电话沟通会议室管理员了解会议室空闲状态，协调安排会议室资源，耗费很多沟通成本、时间成本、人工成本 | 飞书集团会议室使用申报，现在可以在飞书日历上直接预定会议室，而且可以看到会议室的实时忙闲状态，一分钟完成会议室使用申报和登记 |
| 4 | NC中访客信息登记的痛点： | 集团-访客信息登记(可在飞书智慧园区平台的入口进入填报) |
| 5 | 食堂现场手工登记报餐的痛点：食堂备餐量估算不准确，备餐时效性低，数据统计复杂 | 使用飞书多维表格收集表线上报餐，根据线上报餐的数据备餐，提供精准服务，减少食材浪费，节约成本。通过多维表格、仪表盘，自动统计每月食堂收入及采购费用，提高数据处理的准确性。 |
(轻松搭建统一入口)
1.3 作品创意度
智慧园区方案，从流程上帮助内部做管理流程优化，在已有的工作流程基础上，优化了过往的工作流程，方案优化了赘余流程工作，并对比原有方式有明显的效率提升。 1、优化了过往的工作流程，在飞书上可以提供一站式服务，办理政务、事务、安保、片区等业务流程。 2、优化了23个业务流程表单，实现数据分析可视化。
1.4 作品使用度和提效成果
- 从时间成本、人力成本纬度计算价值效益，有明显的价值提升。
| 序号 | 业务流程 | 原先所需时间 | 现在所需时间 |
|---|---|---|---|
| 1 | 会议室使用申报 | 提前一天 | 一分钟 |
| 2 | 访客信息登记 | 三到五分钟 | 一秒钟 |
| 3 | 公章用印登记 | 三到五分钟 | 半分钟 |
2.从规模化复用上，会议室预约管理、食堂预约报餐、人员和物资出入管理、员工住宿管理等行政流程，管理模式可复制、可推广到片区、子公司，展现了智慧园区方案的复用性。智慧园区方案在实践中展现出了显著的效果和积极的影响，可以有效的减少人力成本，其他部门可以借鉴参考方案中的部分优势点，价值效益有明显的提升。
3、提效成果：初步达成目标，推进了行政管理服务集成、集团化管控视角、多片区入口集成、数据可视化呈现、跨行政服务功能扩展空间。
政务管理新增飞书项目：集团年度评先管理系统(可以飞书全流程完成集团年度评先工作)
事务管理新增飞书项目：集团会议室使用申报(现在可以在日程上直接预定会议室，而且可以看到会议室的实时忙闲状态)公共设施维修报修(原来是电话沟通，可以在飞书上申报了)员工住宿申请(原来是纸质的，员工需要拿着表跑几个地方审批，在可以在飞书申请住宿，领导在飞书完成审批)外来临时工作人员餐券领取申请(原来是纸质的，现在可以在飞书上申请)食堂包厢预定印刷品外印申请名片印制申请
安保管理新增飞书项目：集团-访客信息登记(可在飞书智慧园区平台的入口进入填报)虔东集团外出申请外来人员临时通行证申报门禁权限开通申请视频监控录像查看申请公共、安保设施维护申报外来人员参观生产区域的申请，飞书审批流
片区管理新增飞书项目：片区的食堂用餐预约填报(可控制食物浪费、保障员工用餐、节约成本)片区行政管理信息反馈(每季度自动提醒片区行政人员反馈片区的行政、后勤、安保、项目进度、生产进度等信息，以及反馈需要总部服务支持或解决的问题)
2、典型场景介绍：事务管理--智慧会议：
2.1 作品难易度
会议室使用申报，是飞书审批和飞书日历共同组合完成。实现了会议室的空闲状态可视化，在日历上安排会议时就完成了会议室的预定。同时还能够向参会人员发出参会邀请，省去了再次发送会议通知的步骤。
2.2 作品完成度
根据作品对业务难点的解决程度，尤其是有些设计很好地解决了原有业务难点/困境，完成了场景的搭建，解决了以下3个痛点：
| 序号 | Before😭 | After😁 |
|---|---|---|
| 1 | 原来使用OA上的模版预定会议室，只能人工对后台数据进行整合，并对数据分析使用。费时费力，且准确度不高。 | 现在会议室预定使用飞书审批，所有申请数据都会形成多维表格，可通过仪表盘对会议室的使用情况和数据实时了解并且进行数据分析。 |
| 2 | 原先预定会议室，都要通过电话询问会议室管理员，哪个会议室是空闲的可以预定，耗费很多沟通成本和人工成本 | 现在在日历上安排会议可以直接选择会议室并预定，会议室空闲状态在线可见，会议的忙闲状态一目了然。已预定的会议室会呈现灰色状态，不能选择。预定快捷高效，有效避免会议撞车。 |
| 3 | 预定会议室后，还需另外给每位参会人员发送一份参会邀请通知。 | 在预定会议室的同时，可以选择所有参会人员，邀请参加会议。会议室预定成功，系统将自动推送参会邀请给到你所选择的人员，并且可设置日程提醒。 |
(会议室使用统计)
2.3 作品创意度
从流程上帮助内部做管理流程优化，该流程方案在一定程度上优化了过往的工作流程，方案在已有的工作流程基础上，优化了3赘余流程工作，并对比原有方式有明显的效率提升。
原工作的流程问题😭：文档多且乱，数据文件分散；
优化后的赘余流程😁：自动化，自动汇总，可视化呈现。
2.4 作品使用度和提效成果
1、虔东集团2023年，公司员工使用飞书申请使用会议室681次，会议室使用预约过程流畅，节约了员工预约会议室时的沟通成本、时间成本。
2、这个会议室使用预约流程，可复制到公司其他片区使用。
3、飞书妙记，可分享会议文档纪要给到你选择的相关会议人员员，同时具有保密性。
(智能会议纪要)
3.典型场景介绍：片区管理--智慧员工餐
3.1 作品难易度
A片区用餐预约填报是飞书多维表格、审批流等多功能组合完成。
3.2 作品完成度
根据作品对业务难点的解决程度，尤其是有些设计很好地解决了原有业务难点/困境，完成了场景的搭建完善性，解决了以下3个痛点：
| 序号 | Before😭 | After😁 |
|---|---|---|
| 1 | 食堂备餐量估算不准确：食堂在准备饭菜时，往往只能依靠经验和预估的人数来决定备餐量，这导致饭菜量要么过多造成浪费，要么过少不能满足需求。 | 根据线上报餐的数据备餐，提供精准服务，节约成本 |
| 2 | 备餐时效性低：由于用餐人数不准确，导致备餐效率低下，造成进一步的浪费 | 使用线上报餐，更加精准备餐，减少食材浪费，节约资源，提高更加优质服务 |
| 3 | 备餐时效性低：由于用餐人数不准确，导致备餐效率低下，造成进一步的浪费 | 飞书多维表格、仪表盘，自动统计每月食堂收入及采购费用，提高数据处理的准确性 |
(用餐统计-多维表格)
3.3 作品创意度
不仅提供了报餐功能，还集成了食材管理、数据分析等多项功能，从多个方面帮助内部做管理流程优化，该流程方案在一定程度上优化了过往的工作流程，方案在已有的工作流程基础上，优化了1-2个赘余流程工作，并对比原有方式有明显的效率提升。
原工作的流程问题😭： 原报餐方式：现场手工登记报餐员工需要到现场进行手工登记报餐，不仅效率低下，而且容易出错。对于那些因故未能到现场的员工，则无法进行报餐，导致食堂备餐的准确性进一步下降。 食材储备：食堂工作人员根据纸质报餐表手工统计数据进行储备，耗时长，导致食材统计存在偏差，可能会出现食材储备不足或过剩的情况，造成食材浪费。 数据分析：人工数据统计，不仅效率低下，而且容易出错。
优化的赘余流程😁： 报餐方式：飞书线上填报，员工可以随时随地进行报餐，不受时间和地点的限制，提高了报餐的便捷性，还确保了报餐数据的准确性 食材管理：根据填报数据调整食材的储备量，既避免了食材不足导致的服务质量下降 数据分析：自动统计，大大减少了人工操作的成本和错误率。
3.4 作品使用度和提效成果
一、使用度
1、截至目前用户覆盖率和和使用频率100%，洋塘片区全员(约100人在使用。 2、从规模化复用性，展现方案的复用性。
二、提效成果
1、流程优化成果：通过线上报餐数据食堂备餐时间缩短，并且能提前准备食材和菜品。 2、结算效率提升：实现了自动结算功能，大大减少了人工计算和核对的工作量，提高了工作效率，同时避免了人工计算错误。 3、成本节约与价值提升：从时间成本和人力成本的角度来看，为食堂带来了明显的价值效益提升。 4、对其他部门的借鉴与复用：该作品在实践中展现出了显著的效果和积极的影响。不仅提高了食堂业务的效率和质量，还为其他部门提供了有益的借鉴和参考。
4. 典型场景介绍：安保管理--智慧安防
智慧安防是在集团公司，分片区和生产厂区，建立起对人员、车辆、物资和监控的实时动态智慧园区平台，将厂区安防工作由分散性、隐秘性、无序性的被动式工作，转变为数故据化、动态化、预警、可视化的主动式管理。
4.1 作品难易度
从之前的多平台、多系统、多区域汇总至智慧安防平台，实现可视化、动态化、数据化的集团化管理。人员、车辆、视频监控效果展示
4.2 作品完成度
优化了访客登记、物品放行、人脸门禁等飞书审批流程以及数据统计、分析
| 序号 | Before😭 | After😁 |
|---|---|---|
| 1 | 访客登记：访客现场扫码登记，保安打印访客单，佩戴访客证入厂，出厂保安收回接待人签字访客单和访客证。没有审批流，出现访客单忘签名、遗失的情况，访客单打印成本300元/年 | 访客登记添加到飞书平台，可分享链接访客提前登记，并增加审批流，节省访客登记等待时间和打印成本 |
（轻松搭建自定义访客登记服务平台）
