一、资产可视化管理大背景
在当前大环境下，商贸公司也开始追求降本增效，需要对资产进行盘点和高效利用。过去，门店的资产从开业到结束缺乏有效管理，导致资产破损或丢失，损失难以估量。近一年来，企业不仅要处理撤店业务，还有资产转移再利用的需求。传统的线下管理模式无法支持相关人员对资产进行清晰管理，有时甚至无法准确掌握资产数量，因此，本次实践显得尤为重要。
二、应用部门及本次飞书管理业务介绍
1. 部门及职能
商贸公司直营支持部的主要职责包括：
- 管：建立资产台账，按季度与使用部门核对台账，与销售财务部进行资产抽查及差异分析。
- 盘：组织季度固定资产盘点（不包括财务组织的年度全面盘点），跟踪处理非正常损失，确保资产安全完整。
- 验：管理固定资产验收，编制、维护和更新资产编号。
- 废：管理固定资产的报废、出售、内部转移，并要求使用部门定期更新。
2. 飞书优化的场景问题:
- 实现资产数量的可视化仪表盘。
- 促进各负责部门间的协同工作。
- 管理商贸门店“转、调、报”过程，确保有迹可循。
- 规范商贸门店的调拨流程。
用飞书资产管理可视化，实现企业高速发展🚀
三、方案前后对比
效率提升场景一：业务响应从“串行处理”变为“并行处理”，降低沟通成本，提高响应效率
Before: OA串行审批
初期商贸公司资产报修、报废、借用等流程在需求发生后，通过OA审批推进。不同事项需按公司要求审批至不同节点，审批模式为串联，易出现节点卡顿导致整体流程时间过长，至少需两天，难以及时响应业务和管理需求。
After: 多维表格并行审批
后期改用多维表格申请，门店人员通过飞书提报，节点并联进行，节点不变但沟通成本降低，效率显著提升。
- 提升内容： 业务响应从“串行处理”变为“并行处理”，降低沟通成本，提高响应效率
- 原来场景实例： 单个流程时间需要两天左右；且无法做到及时存档，只能进行OA的翻找
- 现飞书解决方案示例
效率提升场景二：资产转移过程信息灵活性提升
Before: 人为拉群靠回忆盘点过程
过去新店及老旧资产回顾依赖人工拉群，222年之前的资产缺乏细致管理，门店间调拨依赖“人为回忆”，人员离职后难以追溯。费事费力，人工成本高，缺少过程管控，无法追溯资产原貌。
After: 多维表格自动记录资产转移
建立资产实时监控系统，实时监控和预警资产转移：
- 数据化管理资产转移各环节和信息，提高准确性和及时性。
- 实时监控资产转移进程和状态，及时发现和解决问题。
- 多维表格自动化方案，修改表格时自动新增记录，形成资产转移台账，信息共享给相关部门和人员，提高协同效率，减少信息传递延迟和误差。
- 提升内容： 资产转移过程信息传递灵活性
- 原来场景实例： 费事费力，且人工成本较高，且缺少过程管控，无法追溯资产原本样貌
- 现飞书解决方案示例： 现阶段采用多维表格自动化方案，首先在修改原始表格时进行留痕，大大增强了可追溯性，真正实现了形成了一本账；且对于单个城市的资产划拨可随时给各节点人员进行通知，无需拉群，大大降低沟通成本与交流成本。
效率提升场景三：资产可视化同时，资产报废从“事后管理”变为“事前管控”，多方及时协作
Before: 以前的业务痛点描述
- 产种类多样化：资产管理涉及资产种类多，人工管理费时费力，可视化效果差。
- 缺少资产损耗视角：资产转移中数量和价值变化，信息处理不灵活，不准确完整。
- 三方协作不及时：渠道、财务、一线组织架构复杂，信息同步困难。
After: 优化后的操作方法和便利性
- 飞书多维表格管理资产台账，分组及画册视图功能，实时更新，提升数据及时性和准确性。
- 飞书多维表格管理，直观判断资产报废时间，自动化能力提前预警，促进沟通，降低成本，提高效率，优化“事前管控”。
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提升内容： 资产可视化、三方及时协作（渠道、财务、形成了一个从采买、调离、报备快速闭环）。
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原来场景实例： 因为渠道、财务、一线属于三个组织架构对于消息同步无法做到及时，且模板较多，较杂，对于采购单/报废时间/采购单位无法做到同步；导致一线人员在报废/申请采买时无法做到准确及时。
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现飞书解决方案示例： 资产可视化体现在两个方面
资产与图标的一一对应关系：因一线与总部相距较远，线上汇总无法做到，资产与实际完全对应，因为门店资产样数较多，种类较多；现在改为图标形式大大提升了数据的准确性；
资产实时更新：在领导/与其他部门交流时需要通过线下表格数据透视得到完整数据，但现在可采取实时更新的水平，大大提升了数据的及时性与准确性。
利用多维表格自动通知的功能，对于老旧资产可做到及时更新；资产转移过程中，资产的所有权可能会发生转移。例如，一块土地的所有权可能从一个人转移到另一个人。然而，现有的信息系统往往无法灵活地处理所有权的转移，导致资产转移过程中的信息不及时或不准确。为了解决这些痛点，需要开发更加灵活的信息系统，能够处理多样化和变化性的信息，并支持多方之间的信息传递和共享。
四、总结
飞书多维表格帮助企业资产可视化管理，精准助力直营商贸支持部，用多维表格1人管理百家直营门店。
- 实现全国直营店资产盘清，管理者实时查看；资产转移记录清晰，过程可追踪。
- 多维表格工具，后台、渠道、财务、一线高效协作，降低沟通障碍，提高业务响应效率。
