飞书项目之变更审批

飞书项目之变更审批

飞书项目手册精选NaN-NaN-NaN
产品功能
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本插件已停止功能迭代,推荐使用“变更管理” 插件
使用前请参考审批配置部分,配置审批管理工作项与变更审批插件。
项目初期定下的时间计划过程中因为某些原因需要变更计划或排期,往往存在两个极端,要么是变更自由,随意变更排期无知会,后期盘点追责为时已晚;要么变更步骤繁琐,审批邮件、信息发一堆,上下苦不堪言。
借助飞书项目变更审批插件,实现对重大变更进行审批管理,项目成员操作触发审批,项目负责人飞书卡片操作审批,让过程风险更可控。
使用方式
使用方式上分为两方,一方为团队成员创建审批工单,另一方为负责人确认审批相关内容。
创建审批
触发审批
团队成员在修改经配置变更审批的字段或者节点时,触发修改失败弹窗,如需修改则可以点击变更审批创建审批内容。
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创建变更审批工单
点击前往弹窗创建变更审批工单。填写优先级以及详细描述,方便负责人了解全貌快捷审核。
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同样也可以直接新建审批,手动选择变更内容。
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负责人审批
创建完成后,在对应的审批工单中,负责人可以查看审批详情与确认审批。当“审批中”节点完成后,对应需求的排期信息直接变动。
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如果配置了自动化提醒,如当创建工单时,则自动推送审批消息给负责人,负责人可以第一时间知晓审批内容,以及外出不方便时,手机上也可以快速审批。
查看项目变更
在项目详情页-变更管理 Tab 页,查看项目所有的变更记录。
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审批配置
在开始插件配置前,需要简单配置用户审批管理的工作项以及审批流程相关,后续插件配置需要使用到该工作项相关内容。
审批流程配置
管理员前往工作项管理中,创建节点模式的审批管理工作项,用于承载审批信息。
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在流程管理选项中,为审批工作项创建一个基础流程,这里配置流程为开始 - 审批中 - 结束。
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接着再为节点配置上负责人,可以根据需求选择默认分配统一负责人还是按照条件默认分配。
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在节点流转方式上,如果需要多个负责人确认,则完成方式可配置为多人确认完成。如果希望人员不变更,可以设置该节点为限制节点,则管理员与业务线超级管理员才能确认此节点。
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添加插件
管理员在插件管理中搜索“变更审批”获取插件后安装即可。
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插件规则配置
添加规则
在插件清单中点击变更审批插件右侧的配置选项。
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进入配置页面后,点击添加规则按钮。
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弹出的配置页面后,开始逐一填写规则名称与配置规则。
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审批对象条件
审批对象条件这里用于配置在什么条件下触发变更机制。条件触发后,弹出禁止修改弹窗提醒申请变更。
以需求评审节点变更排期为例:选择审批工作项,这里支持节点流与状态流工作项。
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选择是针对节点流工作项的节点信息、节点操作还是字段。如果是状态流工作项,仅支持字段。
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接着选择节点信息,选择产品评审下估分、预计开始时间与预计结束时间。意味着变更估分与排期都会触发变更。如果选择字段,这里则提示选择哪个字段修改后触发变更。
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审批机制这里提供了三种,一经填写、流程流转与指定字段满足条件。
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相关名词解释:
一经填写:排期或者字段信息填写时触发变更。
  • 空值变更即拦截:当字段值为空,填写时也会触发变更申请。
  • 空值变更不拦截:当字段值为空,填写时不触发变更申请。即,第一次填写不算变更。
流程流转:当配置的某个流程节点流转确认后,再修改某些节点或字段信息会触发变更弹窗。
指定字段满足条件:当条件中的字段修改为某个值后,再修改某些节点或字段信息会触发变更弹窗。
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审批方式
审批方式需要使用到前面的审批管理工作项,选择之前创建好的审批管理工作项。
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接着配置审批节点,该节点完成后,变更才可以生效。
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变更内容
点击前往查看,在详情页布局中,左侧表单资源库中搜索“变更内容”字段并添加至建单页中并修改为非必填,如不配置,则规则无法正常运行。
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也可以直接将该字段配置节点流转下的完成表单中,方便审批人员在节点下直接查看。配置后,在项目、需求下看到相关的变更信息,方便负责人查阅以及复盘时统一回顾。
变更管理 Tab 页配置
添加变更管理 Tab页
在需求详情页的配置中,添加一个命名为“变更管理”的标签页;从左侧的表单资源库中搜索「工作项视图」控件,拖拽到“变更管理”标签下;在右侧配置数据源范围中,设置展示本空间的“变更管理”工作项,数据范围条件为“变更管理-需求”关系等于当前值。
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常见问题
“至少一组子字段全部填写”报错如何解决?
去除该字段必填。
审批对象现在支持哪些字段类型?
链接、单选下拉、单选按钮、开关、单行文本、多行文本、富文本、日期、数字、附件单、多选关联工作项、单/多选人员、多选按钮、级联单/多选按钮、复合字段
需要注意的是,复合字段更新任何一个子字段,都会发起变更审批。
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字段满足条件支持通过“状态”判断么?
支持
审批完成,但是审批对象里的被审批字段并未变更?
若发起审批变更的人员无变更字段的操作权限,则无法变更成功。
查看方式:空间管理员进入空间配置-工作项管理,在变更字段所属工作项的字段管理中,查看变更字段的授权角色。
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如果修改的是文本类型字段,可查看该文本字段是否设置了重复。如果设置该选项,在已有同名的字段情况下,将会设置失败。
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配置变更规则时,为什么有些字段选不到?
只能选到“详情页”中已存在的字段。如需选择更多字段,在“详情页布局”中配置后即可选择。
报错:变更前(approval_field_before)必填
在空间配置-工作项管理-对应审批工作项-页面布局中,将“变更内容”改为非必填
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